مقدمه
ارزیابی و بررسی وضعیت منابع موجود و به تبع آن حذف منابعی که به دلایلی باید از مجموعه کتابخانه خارج شوند، یکی از وجوه اساسی مدیریت مجموعه است. کتابخانه برای حفظ پویایی مجموعه خود از یک سو نیازمند افزودن منابع روزآمد و مورد نیاز بوده و از سوی دیگر باید منابعی که در روند پرشتاب تولید علم به هر دلیلی جایگاه خود را در تأمین نیاز اطلاعاتی استفاده‌کنندگان از دست داده‌اند، از مجموعه خارج نماید. افزودن منابع بدون پیرایش مجموعه موجود حتی در صورت وجود فضای کافی، در دراز مدت از کارایی مجموعه می‌کاهد، از این رو وجین یکی از عناصر مهم مجموعه‌سازی و جریان معکوس گزینش منابع با همان ظرافت‌ها و حساسیت‌ها می‌باشد. به هر حال با توجه به اهمیت موضوع، آیین‌نامه ذیل با بهره‌گیری از معیارهای علمی رایج به عنوان یک راهنما جهت وجین مجموعه در کتابخانه مرکزی و نشر دانشگاه فردوسی مشهد تدوین شده است.
ماده ۱: تعریف
وجین فرایندی است که از طریق آن کتاب‌های زائد و یا بی‌استفاده از مجموعه خارج می‌گردد. به عبارتی روند خارج نمودن منظم منابع از مجموعه اصلی کتابخانه به صورت دائم یا موقت را وجین گویند. منابع به علت قدیمی بودن، کهنه بودن و یا کم‌استفاده بودن می‌توانند از مجموعه خارج شوند. منابع قدیمی و فرسوده به وسیله منابع جدید و نو باید جایگزین شود و منابع کم‌استفاده به مجموعه نیمه‌راکد منتقل گردد. به گونه‌ای که در صورت نیاز بتوان به آنها دسترسی داشته و یا به مجموعه برگردانده شود.
ماده ۲: اهمیت
اگر به‌طور مداوم بر مجموعه کتاب‌ها و کلیه منابع کتابخانه اضافه شود و وجین صورت نگیرد، فضایی برای رشد مجموعه وجود نخواهد داشت و دسترسی به منابع مجموعه برای استفاده‌کنندگان نیز دشوار می‌گردد.
ماده ۳: اهداف
از آنجا که مجموعه کتابخانه یک ارگانیسم در حال رشد محسوب می‌گردد، وجین ابزاری است برای وصول به اهداف ذیل:
۳-۱ ایجاد فضای مناسب برای منابع اطلاعاتی و رشد مجموعه
۳-۲ پویایی مجموعه مرتبط با اهداف و وظایف کتابخانه
۳-۳ دسترسی سریع و آسان به منابع اطلاعاتی موجود در مجموعه از طریق حذف کتاب‌های زائد و بی‌استفاده
ماده ۴: مسئول وجین منابع
انجام وجین منابع بر عهده کمیته وجین کتابخانه مرکزی و نشر دانشگاه فردوسی مشهد است و مسئولیت اجرایی آن بر عهده بخش سفارشات کتابخانه مرکزی و نشر دانشگاه فردوسی مشهد با بهره‌گیری از کمک گروه‌های کارشناسی ذیل می‌باشد:
۴-۱ گروه کارشناسی وجین منابع چاپی: متشکل از کارشناسان موضوعی بخش‌های سفارشات، امانت، مرجع و نشریات
۴-۲ گروه کارشناسی وجین منابع غیر چاپی (دیداری - شنیداری، الکترونیکی) متشکل از کارشناسان موضوعی بخش‌های سفارشات، دیداری - شنیداری و اطلاع‌رسانی
تبصره ۱: وجین منابع در کتابخانه‌های دانشکده‌ای توسط کارشناس کتابدار انجام و سپس انجام امور اداری آن برعهده بخش سفارشات کتابخانه مرکزی و نشر دانشگاه فردوسی مشهد می‌باشد.
تبصره ۲: بهره‌گیری از منابع نقد و بررسی و نظرات استفاده‌کنندگان نیز جهت انجام فرایند وجین توصیه می‌شود.
ماده ۵: معیارها و ضوابط
۵-۱ وضع ظاهری: منابع فرسوده با وضع ظاهری نامناسب (نقصان، آسیب دیدگی فیزیکی، پارگی و...) را می‌توان از مجموعه خارج کرد و در صورتی که از منابع پر مراجعه و مورد درخواست کتابخانه باشد، می‌بایست با نسخه‌های جدید جایگزین گردد.
۵-۲ نسخه تکراری: منابعی که بنا به شرایط و موقعیت زمانی از عناوین پر مراجعه بوده‌اند و از آنها نسخه‌های تکراری تهیه شده است اما به دلایلی اهمیت موضوعی خود را از دست داده، باید از مجموعه وجین شوند.
۵-۳ ویرایش‌های قدیمی: این معیار بیشتر در خصوص کتاب‌های علمی صدق می‌کند که ویرایش جدید جایگزین ویرایش قدیمی می‌گردد.
۵-۴ محتوای قدیمی و کم‌ارزش: منابع علمی که به مرور زمان اعتبار محتوایی خود را از دست داده و کم‌ارزش شده‌اند، در صورتی که مورد استفاده قرار نمی‌گیرند، می‌توان وجین نمود.
۵-۵ میزان استفاده: با بررسی تعداد دفعات استفاده و یا به امانت رفتن یک کتاب می‌توان دریافت که چه کتاب‌هایی کم‌استفاده و یا بی‌استفاده بوده و واجد شرایط وجین می‌باشند. در بخش گردش و امانت می‌توان از طریق گزارش‌های آماری به میزان استفاده منابع پی برد و کتاب‌هایی را که در طول چند سال به امانت نرفته‌اند، از مجموعه وجین کرد. در تالارهای مرجع که کتاب‌ها به امانت نمی‌روند، می‌توان با کارشناسی کتابدار مرجع کتاب‌های کم‌استفاده را شناسایی کرد.
۵-۶ عدم تناسب و ناهماهنگی با مجموعه: شامل منابعی هستند که بر حسب ممیزی دانشگاه نامناسب تشخیص داده شده‌اند و یا با برنامه‌های آموزشی و پژوهشی و اهداف سازمان مادر، هماهنگ نیستند. این منابع، پس از بررسی و تأیید کمیته ارزیابی منابع نسبت به نحوه محدودسازی یا وجین آن تصمیم‌گیری می‌شود.
تبصره: در بعضی از رشته‌های فنی و تخصصی نظر کارشناسان موضوعی در مورد وجین کتاب بسیار ضروریست. در کلیه حالات ماده ۵ با نظر کمیته وجین، نگهداری حداقل دو نسخه از هر عنوان کتاب در مخزن مادر ضروریست.
ماده ۶: منابع مستثنی از وجین
۶-۱ منابع پایه: این نوع منابع، هسته اصلی و اولیه تشکیل‌دهنده هر کتابخانه بوده و شامل کتاب‌های منابع اصلی هر موضوع و رشته تخصصی می‌باشند.
۶-۲ کتاب‌های خطی، سنگی، نفیس و منحصربه‌فرد
ماده ۷: فرایند وجین
مجموعه به ترتیب رده‌های موضوعی قرنطینه شده و کتاب‌ها مورد بررسی و وجین قرار می‌گیرند. روش اجرایی کار نیز به شرح ذیل می‌باشد:
الف: گزینش منابع وجینی
الف-۱ تهیه‌ی لیست‌های وجین منابع بر اساس نمونه فرم وجین و ارجاع به بخش سفارشات (فرم وجین در انتهای آیین‌نامه آمده است).
الف-۲ بررسی سیاهه دریافتی از منابع وجینی در گروه‌های کارشناسی وجین منابع
الف-۳ اجرای تصمیم‌های اخذ شده توسط بخش سفارشات کتابخانه مرکزی و نشر دانشگاه فردوسی مشهد و کارشناس کتابدار دانشکده‌ها و تنظیم صورت جلسه تحویل منابع.
ب: پس از وجین
ب-۱ انتقال کتاب‌های وجین شده به انبار (قابل دسترس) همراه با سیاهه‌ای مشخص و نگهداری آنها تا پایان انجام امور اداری مربوطه (۱ تا ۳ سال).
ب-۲ خارج کردن کتاب‌های وجین شده موجود در انبار از اموال دانشگاه و فهرست یکپارچه کتابخانه
ب-۳ فروش یا اهدای کتاب‌های وجین‌شده نهایی به کتابخانه‌ها و یا مراکز آموزشی و پژوهشی و تهیه صورت‌جلسه تحویل منابع توسط بخش سفارشات.
ج: دوره وجین
وجین منابع از مجموعه کتابخانه به طور معمول هر سه سال یکبار و در فصل تابستان انجام می‌شود.
تبصره: هرگونه تغییر در مفاد این آیین‌نامه به پیشنهاد کمیته وجین کتابخانه مرکزی و نشر دانشگاه فردوسی مشهد و مجوز معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه امکان‌پذیر بوده و مراتب به کتابخانه‌های تابعه اعلام خواهد شد.
ماده ۸
این آیین‌نامه در ۸ ماده و ۵ تبصره در تاریخ ............... به تأیید شورای پژوهشی دانشگاه و در تاریخ ..... به تأیید هیئت رئیسه دانشگاه رسیده و از تاریخ ........ لازم‌الاجرا می‌باشد.
پیوست ۱: فرم وجین
بخش سفارشات کتابخانه مرکزی و نشر دانشگاه فردوسی مشهد به جهت هماهنگی و یکپارچگی امر وجین و با در نظر داشتن معیارهای موجود در آیین‌نامه به شرح ذیل، اقدام به تدوین فرم وجین نموده است.
۱- فرسودگی و نقصان: به لحاظ فیزیکی، غیرقابل صحافی و مرمت و نیز پارگی و مخدوش بودن بخش‌هایی از کتاب
۲- نسخه‌های تکراری: وجود نسخه‌های تکراری و مازاد
۳- کهنگی و منسوخ شدن محتوا به لحاظ دریافت ویرایش‌های جدیدتر، ارائه افکار و ایده‌های نو در محدوده‌ی آن موضوع
۴- محتوای کم‌ارزش
۵- عدم استفاده: به تشخیص کتابدار کارشناس
۶- عدم تناسب و ناهماهنگی با مجموعه: به تشخیص کتابدار کارشناس